Las entidades colaboradoras y las empresas subcontratadas para la planificación y la ejecución del proyecto tendrán que:

• Presentar un documento de responsabilidad conforme que la entidad respeta las normas decretadas por las autoridades competentes y que sus trabajadores respetarán asimismo las normas y protocolos fijados por este plan. El mismo documento recogerá la aceptación del riesgo que supone trabajar en el evento. Se adjunta al ANEXO I.
• Participar en la sesión de formación.
• Respetar los horarios y plazos de los procesos de montaje y desmontaje.

Empresas y entidades participantes en el proyecto de la Ultrarunning Barcelona:
Organizador: Associació Esportiva Corredors.Cat  
Institución colaboradora: Institut Barcelona Esports
Empresas subcontratadas: ChampionChip, Inac
Entidades colaboradoras: 42k running, jueces RFEA

Formación virtual en prevención y seguridad

Corredors.Cat organizará una jornada de formación antes de la celebración del evento dirigida a asegurar la implantación de los protocolos y las medidas de protección que permitan la celebración del evento de manera que el nivel de riesgo de contagio sea muy bajo.

Esta sesión contará con la presencia de todas las empresas relacionadas con la realización del evento y obviamente del RESPONSABLE DEL PLAN DE SEGURIDAD. El contenido de la jornada irá encaminado a evaluar el riesgo del evento, difundir las medidas de protección que hay que tomar en cada una de las fases del evento y dimensionar los recursos materiales necesarios para cumplir las medidas y seguir los protocolos fijados.

La formación, así como la definición de las medidas y acciones a tomar, tiene la intención de evitar que los organizadores apliquen, de manera automática, un conjunto de protocolos y medidas estandarizadas socialmente. La intención es incorporar la prevención desde el inicio del proceso, es decir, desde el diseño del evento.

Definición de las medidas y acciones a tomar

Se definen seis etapas del evento:

Previa. Una etapa efímera que se centra en la contratación de las empresas.

Planificación del evento. La etapa que tiene más importancia para conseguir un evento con un nivel muy bajo de riesgo de contagio. Ahora más que nunca, en esta fase inicial de falta de experiencia en la organización de eventos con protección de contagio hay que planificar con precisión todas la acciones a realizar:

• El liderazgo de la entidad organizadora.
• La participación de todos los agentes (empresas, voluntariado…)

Montaje del evento. En esta etapa será fundamental la sencillez, la minimización de recursos, el orden de las acciones y la acreditación de zonas para disminuir el riesgo.

Ejecución del evento. Es el momento clave. También será necesario minimizar los recursos y confiar en la definición del proyecto para cuidar a los deportistas y proteger los RRHH de la organización.

Desmontaje del evento. La etapa más rápida y caótica en los eventos que se habían realizado hasta la etapa pre covid. Se tendrá que mentalizar a las empresas de la necesidad de seguir unas normas, unos procedimientos y un orden que, con toda certeza, ralentizan la llegada a casa de los operarios.

Cierre del evento. Fundamental para poder evaluar las buenas medidas y las que hay que perfeccionar.

Concreción de las medidas y protocolos para cada etapa:

ETAPA PREVIA.
Todo el proceso de contratación, ya sea a través de procedimientos abiertos, ya sea de menores, se realizará de manera virtual a través de las plataformas de contratación y de correo electrónico.

Medidas:

• Firma de documento de autorresponsabilidad por parte de las empresas subcontratadas conforme respetan, en su sede y en sus actividades, las medidas de protección (distancia social y física, geles, …) y su personal presenta un buen estado de salud en referencia a la pandemia (ausencia de síntomas). En caso de tener trabajadores de más de 60 años tomar las medidas necesarias.
• En caso de que alguna empresa subcontratada subcontrate algún servicio será necesario que lo haga constar para que se puedan exigir los mismos compromisos.
• Compromiso de asistencia a la sesión de formación y a la reunión de coordinación.
• ETAPA DE PLANIFICACIÓN DEL EVENTO

Medidas:

• Programar sesión de formación. Recepción del dossier de medidas del evento.
• Elaboración del SOAP. Las empresas han de tener conocimiento de sus orientaciones (sesión formación).
• Limitar reuniones presenciales. Videoconferencia siempre que sea posible.
• En caso de ser necesaria la reunión presencial, conseguir la mínima participación indispensable. Convocatoria a cargo del organizador. La sala tendrá que cumplir los requisitos necesarios para poder alojar a los asistentes (superficie, distancia social, gel hidroalcohólico, proceso de desinfección…).
• En los encuentros presenciales in situ (espacio evento), cumplir las siguientes normas de protección:
  • Asistencia del mínimo número de personas de cada empresa.
  • Respetar la distancia física.
  • Uso obligatorio de mascarilla tipo FFP2.
  • Uso único de material propio de la empresa. No hay posibilidad de compartir ninguna herramienta de medida, imagen, …
  • Anotaciones de información y apuntes individuales sin traspaso de información escrita.

• Definición de la estrategia horaria de montaje para evitar concentraciones excesivas y garantizar la falta de contacto entre técnicos de diferentes empresas.
• Planificar, como primera acción del montaje, la definición perimetral de la zona de acción y el control de acceso a la zona. Sólo pueden entrar en el perímetro las empresas y los RRHH acreditados para realizar tareas de montaje. Este perímetro se mantendrá para la ejecución y nunca podrán entrar acompañantes o público. También se mantendrá durante el desmontaje.
• Diseño, contenido y producción de los paneles informativos específicos de protección para las etapas: montaje, ejecución y desmontaje (ubicación y contenido). Planos de zona y ubicaciones. Esta tendría que ser la segunda acción del montaje. A partir de aquí, ya se puede planificar la entrada por turnos de las empresas.
• Decidir la ubicación de los espacios de limpieza y desinfección personal de cada empresa durante cada etapa (montaje, ejecución y desmontaje). Planificación de la adquisición de los contenedores específicos para el deshecho de protecciones. Planificación de la recogida de los contenedores. Planificación de la zona de desinfección para la retirada de EPI’s.
• Identificación del nivel de riesgo de las zonas del evento en cada etapa. Ubicación por zonas de la señalización específica para informar. Detección de los técnicos que han de transitar por estas zonas. Planos y ubicaciones.
• Conocimiento y disposición de los equipos de protección para cada técnico en función de su ubicación, los movimientos para las zonas de riesgo en cada etapa (montaje, ejecución y desmontaje). Planificación de la adquisición de los materiales para cada empresa.
• Diseño y producción de acreditaciones atendiendo a diversas variables. Acreditaciones para día o etapa (montaje – ejecución – desmontaje), acreditaciones sectoriales (staff-voluntariado – prensa – VIP…), acreditación para presencia en zona de riesgo por niveles, acreditación para acceso…
• Definición con los protocolos de asistencia médica público – deportistas – organización voluntariado.
• Planificación de un espacio de confinamiento de espera de asistencia médica para casos que se puedan detectar.
• Definición de las posiciones de los RRHH que necesitan, además de la protección individual corporal, una mampara
• Definición de los servicios a los deportistas, ubicación riesgo, procedimiento. Entre estos servicios estarían:
  • WC químicos con los protocolos de limpieza obligatorios para el servicio (prever el marcaje de posibles colas, la ubicación disgregada del servicio para evitar desplazamientos a los deportistas, de los RRHH dinámicos y de los RRHH confinados en espacios). Posicionamiento del servicio de limpieza vinculado al servicio de W.C. químicos…
• Definición del plan de movilidad específico del evento para conseguir un acceso disgregado.
• Definición de los filtros de accesos de deportistas por turnos de llegada. El filtro ha de derivar a los participantes, que llegan antes de la hora, a una amplia zona de calentamiento para que no se produzcan aglomeraciones en la espera del turno de entrada a la zona de recepción.
• Cuantificación de los medios de comunicación que pueden absorber el evento
• Distintivos y acreditaciones de medios de comunicación.
• Ubicación de los accesos de los medios (no pueden ser los mismos que los de los deportistas ni de las empresas.
• Recomendaciones de protección para los medios de comunicación (que han de llevar los profesionales)
• Prever zona fotógrafos con separación de seguridad para los deportistas y para los propios fotógrafos.
• Prever diseño box entrevistas que mantenga distancia física entre deportistas y prensa.
• Hoja de autorresponsabilidad y acreditaciones de prensa
• Acreditaciones y accesos autoridades y sponsors.
• Estrategias para la entrega de premiso. Ubicación de espacios de reconocimiento (premios) y podio. Ubicación de las mesas con los premios. Procedimientos de autoservicio y recogida de premio.
• Previsión de protocolo para fotografías de deportistas con autoridades.
• Definición, si procede, de las zonas donde puede haber espectadores respetando la distancia física. En la zona de salida y llegada no se permite la presencia de espectadores (desaparece la figura del acompañante que va al lado del deportista hasta que empieza a competir).
• El organizador medirá las acciones publicitarias para evitar presencia masiva de público.
• Planificación de las tareas que ha de realizar el voluntariado. Criterios de selección del voluntariado (excluir participación de mayores de 60 años). Planificación de las tareas previas al evento en espacios que permitan respetar las normas decretadas por el Departament de Salut. Participación del mínimo número de voluntarios en las etapas del proyecto.
• Diseño del circuito de seguridad y protección del deportista.
• Diseño, producción y asignación de acreditaciones diferenciando etapas del evento y accesos a zonas de riesgo. El organizador controlará el acceso al evento y a cada zona de riesgo comprobando la acreditación y los elementos de protección correspondientes.
• Reunión de coordinación con todos los agentes (empresas más servicios municipales).
• Análisis y valoración de las coberturas del evento.
• Definir la información previa a los deportistas, de las medidas obligatorias para poder participar (en el momento de la inscripción)
• Novedades en el formulario de inscripción:
  • Aceptación del nivel de medidas de protección comunicadas i tomadas por el organizador y responsabilidad de respetarlas.
  • Asunción del riesgo (mínimo) de contagio.
  • Aceptación de entrega de datos de contacto a Salut en caso de detección de algún caso de un participante, posterior a la celebración del evento.
  • Advertencias deportistas con factores de riesgo. Mejor desestimar inscripción o necesidad de tomar medidas personales suplementarias.

ETAPA MONTAJE DEL EVENTO

Medidas:

• El montaje se realizará el día de antes para el mismo día del evento poder hacer la desinfección posterior de todas las infraestructuras antes de la llegada de los deportistas. Después de la desinfección los servicios de seguridad blindarán el acceso a la zona. Sólo se podrá realizar el montaje el mismo día si hay tiempo necesario para la desinfección antes de la recepción de los deportistas.
• Definición perimetral a cargo de la organización. Fijar los diferentes controles de accesos planificados.
• Señalización de cada zona de montaje con su nivel de riesgo y las condiciones de protección adecuadas.
• Distribución y colocación de los contenedores de residuos.
• Marcajes de posicionamiento de espera en el suelo.
• Llegada en escala de las empresas siguiendo el cronograma planificado.
• Control de acceso de las empresas.
  • Horario correcto
  • Personal correcto (número RRHH)
  • Protecciones personales correctas
  • Conocimiento de espacios de acción
  • Acreditaciones del día, de acceso a espacios de riesgo…
• Montaje de las infraestructuras.
• Ubicación y descarga de los W.C. químicos…
• Montaje de los otros servicios a los deportistas
• Señalización y montaje de los diferentes filtros de acceso y control de los deportistas.
• Una vez finalizado el montaje, los servicios de seguridad tienen que impedir el acceso de cualquier persona dentro del área del evento
• Recogida segura de residuos y desinfección final de todas las infraestructuras y espacios

ETAPA EJECUCIÓN DEL EVENTO
Medidas:

• Minimización de servicios. Participación del mínimo número posible de empresas.
• Minimizar el número de empresas que tienen contacto con los deportistas. Los RRHH de las que no entran en contacto (sonido, control de tiempo, …) tienen que quedar aisladas, con el acceso bloqueado y protegidas por vallas que regulen la distancia social.
• Establecimiento de los controles de acceso al evento en las zonas de riesgo. Hasta que no están posicionados no puede entrar nadie en el perímetro.
• Intentar que todos los RRHH que entren en contacto con los deportistas sean de la entidad organizadora con una estructura de mando única (sin ramificaciones con otras empresas).
• Protección máxima del personal que interactúa con los deportistas (EPI’s).
• Instrumentos de comunicación interna personales para cada uno de los RRHH participantes.
• Para todas las empresas, tengan o no contacto con los deportistas, presentarse en el control de llegada:
  • Horario correcto
  • Personal correcto (número RRHH)
  • Protecciones personales correctas
  • Conocimiento de espacios de acción
  • Presentación de acreditaciones
• Revisión y constatación positiva de los espacios, elementos y materiales que forman parte del circuito de protección del deportista (este circuito se desarrolla en el siguiente apartado).
• Seguimiento estricto de los protocolos aprendidos en la sesión de formación y de la coordinación.
• Posicionamiento de los RRHH que componen cada filtro (turno deportista, control de temperatura si procede, control de mascarilla y guantes…).
• Desinfección y limpieza de materiales comunes. Hasta que la zona no queda libre de deportistas no se puede iniciar el proceso).

ETAPA DESMONTAJE
Medidas:

• Empiezan las empresas que han estado en espacios de confinamiento (sin salir del espacio) porque sus materiales sólo los han utilizado sus RRHH .
• Después se inicia el desmontaje de los materiales comunes.
• RRHH organización y si procede, otras empresas que han estado en contacto con deportistas.
• Espacio específico y controlado de todos los materiales de protección como EPI’s, guantes, etc que podrían estar infectados para su recogida específica y controlada. Puede ser la zona específica del equipo de limpieza.
• Entrada de vehículos para la recogida de materiales.
• Fin del desmontaje.
• Servicios municipales de limpieza.

ETAPA CLAUSURA EVENTO
Medidas:

• Valoración de la etapa de planificación y propuestas de mejora.
• Valoración de la etapa de montaje y propuestas de mejora.
• Valoración de la ejecución del evento y propuestas de mejora.
• Valoración de la etapa desmontaje y propuestas de mejora.
• Valoración general del evento.

ACREDITACIONES
El sistema de acreditaciones ha de ser un filtro que evite concentraciones excesivas. El personal de montaje que no tiene que estar presente en el evento no ha de tener acceso a ninguna zona hasta que no se inicie el desmontaje. La prensa no ha de acceder a la zona de servicios de la llegada…